Organisaatiomme suunnitellun elintarviketurvallisuusjärjestelmän (FSS) kuudes perusperiaate on kirjanpito. Kirjanpitoa ja dokumentointia koskevien menettelyjen on oltava yksinkertaisia ja niiden on sisällettävä tietoja, jotka osoittavat, että vakiintuneita standardeja noudatetaan. Työntekijät on koulutettava kirjanpitomenettelyihin ja siihen, miksi se on kriittinen osa heidän työtään. Esimerkkejä tietueista ovat aika- ja lämpötilalokit, tarkistusluettelot, lomakkeet, vuokaaviot, työntekijöiden koulutustiedot ja tavalliset toimintamenettelyt.
Kirjanpito on erittäin tärkeää, koska tietoa valvontatoimenpiteiden onnistumisesta on täällä. Täällä historiallisia tietoja käytetään liiketoiminnan suuntausten tunnistamiseen tapahtumaa tutkittaessa tai valvontatoimenpiteitä arvioitaessa. Yksityiskohtaista kirjanpitoa on pidettävä sääntelyohjeiden ja elintarviketurvallisuussertifiointivaatimusten noudattamisen ylläpitämiseksi sekä elintarviketurvallisuuden tarkastusten tai tutkimusten aikana. Nämä tiedot olisi pidettävä esimerkiksi kaikkien seuranta- ja todentamistulosten ja poikkeamiin reagoimisen dokumentoimiseksi.
Lyhyesti sanottuna tärkeä osa elintarviketurvallisuusjärjestelmää (FSS) on tallentaa tietoja, joita käytetään osoittamaan, että elintarvike on valmistettu turvallisesti. Näiden asiakirjojen tulisi sisältää tietoja tuotekuvauksesta, vuokaavioista, vaara-analyyseistä, kriittisistä valvontapisteistä, kriittisistä rajoista, seurantajärjestelmästä, korjaavista toimenpiteistä, kirjanpidon ja todentamismenettelyistä.
Ei ole lakisääteistä vaatimusta siitä, kuinka kauan näitä tietoja tulisi säilyttää. Tämä riippuu suurelta osin yrityksen koosta ja johdon päätöksestä. Esimerkiksi toimittajien tekniset tiedot ja vastaavat asiakirjat saatetaan joutua säilyttämään pidempään kuin muut. Riippumatta siitä, kuinka kauan tietoja pidetään, ne sisältävät todennäköisesti luottamuksellisia tietoja, ja ne olisi tuhottava turvallisesti, kun niitä ei enää tarvita.
Muutamia asioita, jotka on otettava huomioon kirjanpidossa, ovat: Mikä on paras tapa piiloutua? Tallennetaanko se paperiversiona vai sähköisesti? Kuka on vastuussa tietueista? Kuka pääsee tallenteisiin? Onko niiden säilytyspaikka sopiva? Ovatko kaikki asiakirjat oikeita ja ajan tasalla?
Organisaatiomme toimii vastuuntuntoisesti voidakseen olla ravinnosta huolehtivien ihmisten kanssa ja auttaa heitä tekemään turvallisia ruokavalintoja. Tässä yhteydessä se tarjoaa elintarviketurvallisuusjärjestelmän (FSS) sertifiointipalveluja tukeakseen yrityksiä, jotka tuottavat, varastoivat, jakavat ja valmistavat ruokaa osoittaakseen ponnistelunsa tähän suuntaan.
